حسابداری

تنخواه گردان

آیین نامه تنخواه گردان

کلیــات
ماده ۱: هدف از تهیه و تدوین این دستورالعمل , تسریع در انجام هزینه های جاری و جلوگیری از توقف کارها و ایجاد هماهنگی و کنترل بیشتر درهزینه های جاری شرکت تعاونی ایران بنادر منطقه آزاد می باشد که از این پس به اختصار در این آیینامه تعاونی نامیده می­شود .
تبصره : پرداختهای شرکت عمدتاً توسط بانک انجام می­گیرد لیکن پرداخت هزینه های ضروری و فوری به جهت تسریع درکار برمبنای این دستور­العمل و از محل تنخواه گردانهای نقدی که به همین منظور ایجاد می­شود انجام خواهد گرفت .
تعریف تنخواه گردان
ماده ۲: تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت یا متغیر وجه نقد نزد صندوق , بانک و یا موسسات مالی که متناسب با حجم پرداخت های نقدی و جاری، پس از اخذ تضمین کافی به اشخاص صلاحیتدار تعاونی واگذار میگردد. این وجوه معمولا پس از مدت زمان معین (زمان حد واریز) یا صرف میزان مشخصی از آن (مبلغ حد واریز) مطابق جمع هزینه های انجام شده و براساس صورت خلاصه تنظیمی تنخواه گردان تحویلی تسویه میگردد.
هدف از ایجاد تنخواه گردان
ماده ۳: هدف اصلی ایجاد تنخواه گردان را می توان به شرح ذیل خلاصه نمود:
الف) ایجاد سهولت و تسریع در امر پرداخت .
ب) کاهش حجم و هزینه عملیات پرداخت از طریق بانک.
ج) افزایش میزان کنترل وجوه نقد.

ماده ۴: تنخواه گردان از لحاظ شکل به ثابت و متغیر و از لحاظ ماهیت به نقدی و تعهدی و به لحاظ اهمیت به اصلی و فرعی تقسیم می شود.
الف: تنخواه گردان ثابت آن نوع تنخواه گردانی است که وجه دراختیار وی ثابت و با ارائه هرصورت خلاصه
تنظیمی، عینا همان مبلغ درصورت تائید مدیرامورمالی، تامین خواهد شد.
ب: تنخواه گردان متغیر آن نوع تنخواه گردان است که بدون درنظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظیمی بنابه
تقاضای تنخواه گردان و تشخیص مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل تنخواه وی تامین می گردد.
ج: تنخواه گردان نقدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هرمبلغ، پرداخت آن کاملاصورت گرفته باشد .
د: تنخواه گردان تعهدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هر مبلغ، قسمتی از آن
پرداخت و یا هیچ پرداختی انجام نشده باشد.
ﻫ: تعاونی بمنظور تامین تنخواه هرواحد و پرداخت هزینه های جاری که از محل چکهای صادره تعاونی میسر نمی­باشد , اقدام به ایجاد تنخواه گردان مشترک) اصلی (با امضای مشترک مدیرعامل و مدیریت مالی و بمنظور تامین منابع تنخواه های فرعی ایجاد خواهد نمود.
و: چنانچه مسئولین تنخواه گردان دارای تنخواه تعهدی باشند مکلف هستند ماهانه گزارش تعهدات خویش را به
مدیر امورمالی گزارش دهند.
ز: مسئولین تنخواه گردان حق دریافت استقراض را بنام تعاونی نخواهد داشت، مگر با تصویب مدیرعامل که در اینصورت حدود و نحوه تسویه استقراض را وی تعیین می­نمایند.
ح: چنانچه درصورت خلاصه تنظیمی ماهیت تنخواه، نقدی اعلام شود، اسناد ارسالی حداکثر تا میزان مانده بدهکاری تنخواه گردان نزد حسابهای شرکت قابل رسیدگی می­باشد و مازاد برآن مورد تائید نخواهد بود.
ط: درصورت انجام خریدهای تعهدی)نسیه (توسط مامورین تنخواه گردان، لازم است تنخواه اعتباری به شماره سریال مستقل به امور مالی تحویل گردد، که دراین خصوص روش ذیل قابل اعمال خواهد بود.

  • اگر تنخواه نقدی باشد: ۰۰۱ / الف / ن ( شماره سریال اندیکاتور / انزلی / نقدی)
  • اگر تنخواه تعهدی باشد: ۰۰۱ / الف / ت ( شماره سریال اندیکاتور / انزلی / تعهدی)

ی: چنانچه نوع تنخواه گردان به شکل ثابت تصویب گردد، و درشرایط فورس ماژور به وجهی بیش از مبلغ تنخواه مصوب نیاز شود، با نظر مدیرامورمالی و تصویب مدیرعامل مبلغ مذکور دروجه تنخواه گردان پرداخت خواهد شد
دراین صورت مسئول تنخواه گردان مکلف است برای وجوه مذکور صورت تنخواه مستقل تهیه و اسناد آن را به امورمالی ارسال و درصورت وجود مازاد وجه، آن را به حساب بانکی تعاونی واریز و فیش واریزی را بصورت خلاصه تنظیمی الصاق نماید.
ک: امورمالی بایستی کنترل نماید اضافه برمبلغ تنخواه گردان وجوه دیگری به متصدیان تنخواه پرداخت نشود.
ماده ۵: مسئول تنخواه گردان براساس سیاستهای داخلی و نیاز مدیریت عموماً به یکی از دو صورت زیر انجام وظیفه می نماید .
الف: مسئول تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه ها و خریدهای مربوطه است که در این صورت جهت پرداختها برگ پرداخت خاصی در نظر گرفته نمی شود و اسناد خرید یا هزینه خود مبنای تهیه صورت خلاصه پرداختهای تنخواه گردان قرار می گیرد. تنخواه گردان نزد ماموران خرید، در این طبقه بندی قرار می‌گیرد.
ب: مسئول تنخواه گردان صرفاً پرداخت کننده است و انجام عملیات خرید یا هزینه در حیطه وظایف وی نمی­باشد. در این صورت جهت کلیه پرداختها فرم برگ پرداخت صادر می­گردد و بر این اساس صورتخلاصه پرداختهای تنخواه گردان تهیه می شود. تنخواه گردان موجود در امور مالی از این نمونه می­باشد .
تبصره – باید توجه داشت که صورت خلاصه های فوق الذکر فقط هنگام رسیدن به حد واریز و هم چنین در پایان ماه تهیه یا تکمیل و ارائه می‌گردند.
روش ایجاد تنخواه گردان
ماده ۶: مدیرامورمالی مجاز است به منظور تسهیل درامر پرداخت مخارج واحدها، تنخواه گردان انتخاب و به تصویب مدیر عامل برساند همچنین قسمت های مختلف تعاونی که احتیاج به وجوه تنخواه گردان نقدی دارند، تقاضای خود را با ذکر مبلغ و همراه با توجیهات و دلائل کافی و همچنین نوع و مشخصات هزینه هائی را که از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالی ارسال خواهند نمود.
ماده ۷: ایجاد تنخواه گردان نزد هریک از شعب بانکها و موسسات مالی اعم از دفتر مرکزی و کارگاه منوط به پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیات مدیره خواهد بود و برداشت از این حساب با امضای مشترک تنخواه گردان و مدیرعامل یا مدیر امورمالی می­باشد.
ماده ۸: درمورد حساب تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی، به هیچ عنوان چکهائی که بنام شرکت ازمحل درآمدها
واصل شده است، تحت هیچ عنوان به این حساب منظور نمی گردد، ضمن اینکه تنخواه گردان اجازه استفاده از
حساب مذکور در امور شخصی را نخواهد داشت.
ماده ۹: هرگاه وجوه تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی نگهداری شود ، مسئولین تنخواه گردان بایستی تصویر چک های صادره را به همراه سند مربوطه ضمیمه گزارش تنخواه نمایند، همچنین چک بایستی دروجه ذینفع صادر و حواله کرد آن خط زده شود و صادر کننده، از صدور چک بی محل و چک دروجه حامل جدا خودداری نماید با این حال، تنخواه دار مکلف است درهرماه گردش حساب مذکور را به امورمالی ارائه نماید. ضمن اینکه هرنوع اسناد پرداخت، اعم از چک یا دفترچه­های بانکی نیز بایستی پس از انقضای مدت استفاده، ته سوش آنان به امور مالی واگذار گردد.
مبلغ تنخواه گردانهای ریالی،نقدی و ارزی
ماده ۱۰: درابتدای هرسال مبلغ هریک از تنخواه ها با توجه به حجم احتیاجات هرواحد، برای مدت معین و با درنظر گرفتن گزارش عملیات سال قبل و پیش بینی نرخ تورم درسال جاری، تعیین می­گردد.
متوسط این مبلغ را درصورت ثابت بودن شرایط از رابطه زیر می توان محاسبه نمود .
مدت زمان واریز تنخواه گردان + دوره زمانی تنخواه گردان = مبلغ تنخواه گردان × مخارج روزانه
تبصره ۱: دوره زمانی تنخواه گردان :عبارت است از فاصله بین دو صورت وضعیت تنخواه گردان
تبصره ۲: زمان واریز تنخواه گردان : عبارت است از مدتی که باز پرداخت مخارج تنخواه به طول می انجامد.
ماده ۱۱: تعیین مبلغ تنخواه درمورد اشخاصی که سابقه پرداخت های قبلی را ندارند، برآورد پرداخت های ماهانه سال جاری وبا رعایت مفاد این آئین نامه خواهد بود.
ماده ۱۲: درشرایط فورس ماژور، بحران های مالی و یا حساس بودن عملیات اجرائی، مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنا به پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل برای مدت زمان مشخص تغییر می­یابد.
ماده ۱۳: در صورتی که جمع وجوه نزد تنخواه گردان برای انجام امور محوله کافی نباشد، براساس درخواست کتبی فرد و با اتکاء به روش و مستندات کافی و تشخیص مدیرامورمالی نسبت به افزایش مبلغ) سقف (تنخواه اقدام خواهد شد.
ماده ۱۴: افزایش مبلغ تنخواه درمورد پرداخت هایی که جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند ه ماده ۴ خواهد بود .
ماده ۱۵: سقف تنخواه فرعی ده میلیون ریال می­باشد که به پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیریت عامل قابل پرداخت می­باشد.
مدت تنخواه گردان
ماده ۱۶: مدت تنخواه گردان زمانی است که طول می کشد مسئول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوری اسناد و مدارک و ارسال آن به امورمالی اقدام نماید.
تبصره ۱: مدت زمان مذکور درماده فوق درشرایط عادی نباید کمتر از ۵ روز و بیش از ۱۵ روز بطول بیانجامد .
تبصره ۲: درصورت طولانی تر شدن مدت زمان تنخواه بیش از زمانهای مورد اشاره، اسناد ارسالی به دلیل رعایت نمودن سیستم کنترل داخلی، به هیچ عنوان مورد پذیرش نخواهد بود.
حدود اختیارات و ضوابط هزینه
ماده ۱۷: بطور کلی حدود اختیارات تنخواه گردان تابع آئین نامه ها ، دستور العمل ها و بخشنامه هایی است که حسب مورد به تصویب مدیرعامل و هیات مدیره ودر نهایت مجمع عمومی تعاونی رسیده باشد.
ماده ۱۸: برای ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه، رعایت اصول کنترلهای داخلی حسابها الزامی بوده که برای این منظور ذکر نکات ذیل ضروری خواهد بود:
الف: کلیه اسناد و مدارک پرداخت می­بایست با نام شرکت انجام شود.
ب: کلیه اسناد و مدارک پرداخت درصورت نیاز بایستی درفرم درخواست کالا که به تائید مقام های مجاز واحد رسیده باشد انجام پذیرد.
ج: کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای عناوین نام فروشنده، مهر، امضاء، آدرس و تلفن فروشنده باشد.
کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای سریال عطف که حاوی شماره تنخواه و شماره ردیف سند مثبته می­باشد، ممهور شود.
د: از آنجائیکه برای برخی مخارج عرفا فاکتور صادر نمی شود، تنخواه گردان مکلف است از فرمهای تهیه شده مربوطه استفاده نماید.
ﻫ: درصورتیکه اسناد و مدارک ارسالی تماما پرداخت شده است، روی یکایک آنها مهر پرداخت شد ممهور شود.
و: بروی کلیه اسناد و مدارک ارسالی حسب مورد، مهر کمترین قیمت خریداری شده است ممهور شود.
ز: هرگاه سازمانهای دولتی برای کنترل فعالیتهای اقتصادی، ابزارهای خاصی را وضع نماید، عینا در عملیات خرید وفروش لازم الاجرا خواهد بود و مسئولین تنخواه گردان ضمانت اجرائی آن را عهده دار می باشند.
ح: مسئولین تنخواه گردان از کل وجوه دراختیار خود حق واگذاری هرگونه وام ، علی الحساب، مساعده، پیش پرداخت و یا وجه امانت، خارج از ضوابط مالی شرکت به افراد و موسسات را نخواهند داشت و صرفا امانت داراین وجوه می باشند. ضمن اینکه هرنوع نقل و انتقال وجه درخصوص موضوع های فوق و سایر موضوعات پیش بینی نشده، کان­لم­یکن خواهد بود.
ط: به دلیل تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته، مسئولین تنخواه مکلف هستند در روی هریک از اسناد ارسالی مراکزهزینه و پروژه آن را قید نمایند.
ی: درصورت خرید یا تعمیر دارائی های ثابت یا حقوق مالی، مسئولین تنخواه مکلف هستند حسب مورد محل استفاده یا استقرار، مشخصات فرد تحویل گیرنده را درفرم تهیه شده، منضم به اسناد پرداخت فوق به امورمالی ارائه نمایند.
ک: درصورت نیاز به تهیه صورتمجلس برای هرنوع عملیات اجرایی اصل صورتجلسه به ضمیمه تنخواه و تصویر آن نزد تنخواه­دار باقی خواهد ماند.
ل: درخصوص پرداخت هایی که براساس قرارداد، حقوق دولتی و قانونی در آنها لحاظ گردیده است تنخواه­گردان
مکلف است با هماهنگی امورمالی نسبت به پرداخت وجه اقدام نماید.
م: درمواردیکه فروشنده یا سرویس دهنده خدمات بعضا از صدور فاکتور خودداری نماید تا میزان یکصد و پنجاه هزارریال گواهی متصدی تنخواه گردان مبنی براینکه کالا و یا سرویس به نازلترین مبلغ ابتیاع شده است با ذکر نام فروشگاه و با تائید قبلی و کتبی مسئول تنخواه گردان و نیز ضرورت، سرویس دهنده بلامانع است. در مورد مبلغ بیش از یکصد و پنجاه هزارریال تا پانصد هزار ریال موضوع باید کتبا به معاونت مربوطه یا مدیر­عامل اعلام و پس از تائید ایشان در ذیل گزارش کتبی نسبت به انجام خرید کالا و یا سرویس اقدام لازم به عمل آید.
ماده ۱۹: هر تنخواه گردان تنها مسئولیت یک تنخواه گردان را داشته و واگذاری مسئولیت بیش از یک تنخواه گردان به یک فرد جایز نیست.
ماده ۲۰: درصورت دریافت اسناد و مدارک تضمین از اشخاص ثالث یا طرف معامله مراتب می بایست ظرف همان روز به امور مالی گزارش و کلیه اسناد و مدارک مربوطه به صندوق تعاونی واگذار گردد .
نحوه بازیافت هزینه ها و اقدامات امورمالی
ماده ۲۱: دریافت هزینه های انجام شده ازمحل تنخواه گردان بابت خرید کالا یا هزینه های مجاز درصورتی امکان پذیر است که مخارج انجام شده با رعایت کامل این دستورالعمل و درچارچوب آئین نامه معاملات انجام گرفته باشد .
ماده ۲۲: متصدی تنخواه گردان فاکتور های هزینه را به ترتیب تاریخ قرارداده و سپس آنها را به ترتیب شماره از یک شماره گذاری نموده و درصورت خلاصه هزینه های تنخواه گردان به ترتیب شماره فاکتور و تاریخ آنها را ثبت نماید و صورت و ضمائم آن را به تائید برساند .
ماده ۲۳: امورمالی سریعا به اقلام هزینه رسیدگی و ضمن تایید عوامل هزینه درخلاصه تنخواه گردان و حصول اطمینان از انجام کامل مقررات تعاونی و دستورالعمل تنخواه گردان و همچنین حصول اطمینان از اجرای آئین نامه معاملات نسبت به باز پرداخت آن اقدام می نماید.
ماده ۲۴: درصورتیکه تعدادی از اسناد هزینه مورد تائید نباشد و یا آنکه هزینه فاقد مدارک مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظیمی کسر و نسبت به پرداخت بقیه مبلغ اقدام میگردد. ضمنا سند مذکور از جمع اسناد جدا و به متصدی تنخواه برگشت داده می شود.
ماده ۲۵: درمواردیکه هزینه انجام شده خرید کالا باشد برگ رسید کالا به انبار و برگ سفارش خرید می باید ضمیمه فاکتور مربوطه گردد و چنانچه هزینه مربوطه برای انجام سرویس یا خدمات باشد تائید واحد گیرنده سرویس و خدمات در روی فاکتور اصلی هزینه الزامی است.

تضامین

ماده ۲۶: مسئولین تنخواه گردان درقبال وجه دراختیار و در راستای افزایش سیستم کنترلهای داخلی حسابداری مکلف هستند، معادل یک برابر و نیم یا حسب مورد میانگین وجوه دراختیار، تضمین کافی به تعاونی واگذار نمایند.
ماده ۲۷: اسناد تضمینی دریافت شده از مسئولین تنخواه گردان نزد صندوق تعاونی باقی خواهد ماند و با تسویه حساب کامل وجوه دراختیار و انقضای این مسئولیت و همچنین درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث درچارچوب امورمحوله، عینا به آنان مسترد خواهد شد.
سایر موارد
ماده ۲۸: کلیه واحد های سازمانی تعاونی شامل: مالی، اداری، بازرگانی، تبلیغات، فنی، عمران و غیره فقط می­توانند یک تنخواه گردان داشته باشند و هرگونه حذف و یا تغییر آن منوط به پیشنهاد مدیر امورمالی و تصویب هیات مدیره تعاونی خواهد بود.
ماده ۲۹: چنانچه تنخواه واگذاری به اشخاص، ارزی باشد تمام مفاد این آئین نامه درآن لازم الاجراء خواهد بود.
ماده ۳۰: در اوضاع بهینه اقتصادی تعاونی به هریک از مسئولین تنخواه گردان درهر ماه، حداکثر معادل پانصد هزار ریال بنا به پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل به عنوان کسر تنخواه پرداخت می­گردد.
ماده ۳۱: هرگاه مسئول تنخواه گردان تغییر نماید و یا به مرخصی اعزام گردد، شخص دیگری از طرف مسئول تنخواه گردان کتبا تعیین و وجوه باقیمانده و اسناد هزینه طی صورتمجلس به متصدی جدید تحویل داده می­شود و رونوشتی از آن با ذکر مبلغ باقیمانده تنخواه گردان و جمع صورت مخارج که مجموعا برابر مبلغ تنخواه گردان می­باشد جهت امور مالی ارسال می­گردد.
ماده ۳۲: امورمالی موظف خواهد بود تنخواه گردانهای تعاونی را در پایان هرماه یکبار مورد بررسی قرار داده و در مورد کیفیت ونوع هزینه های انجام شده ازمحل تنخواه گردان و همچنین نحوه فعالیت و عملکرد آنها گزارشی به مدیرعامل بدهد. گزارش مذکور می باید حاوی پیشنهادات لازم درمورد کاهش مبلغ تنخواه گردان هائی که فعالیت شان قابل توجه نیست باشد.
ماده ۳۳: تخطی از این آئین نامه از سوی مسئولین تنخواه گردان طبق مقررات تنبیهات مندرج درآئین نامه اداری استخدامی (آیین نامه انضباط کار) برخورد خواهد شد.

تنخواه‌گردان و روش‌های ثبت حسابداری آن

در اغلب واحد های تجاری برای پرداختهای جزئی و مستمر مانند ایاب و ذهاب و خرید برخی مواد ضروری و فوری، مقداری وجه مورد نیاز می باشد.
پرداخت های مذکور از طریق چک غیر عملی می باشد ،زیرا دریافت وجه چک از بانک موجب تأخیر در انجام آن عمل ونیز هزینه ای را در خواهد داشت. از سوی دیگر، چون این پرداخت ها به طور مستمر صورت می گیرد و جمع آنها مبلغ قابل ملاحظه ای را تشکیل می دهد، اعمال کنترل بر آنها ضروری می باشد.
برای انجام این کنترل ، در بسیاری از مؤسسات مبالغ مشخصی در اختیار یک یا تعدادی از کارکنان قرار می دهند که این مبالغ « تنخواه گردان» نامیده می شوند. معمولاً در قبال مبلغ پرداخت شده به مسئوول تنخواه گردان، از وی تضمین کافی اخذ می شود.
لازم به ذکر است که میزان تنخواه گردان یا مبلغی ثابت واز قبل تعیین شده و یا مبلغی متغیر با تعیین حد اکثر می باشد.
الف- تنخواه گردان با مبلغ ثابت
در این روش، حداکثر مبلغ تنخواه گردان تعیین شده و طی چکی به مسؤولین تنخواه گردان پرداخت می گردد. به عنوان مثال فرض کنید شرکت بهار با پرداخت مبلغ ۱۰۰۰۰۰ ریال به آقای الف تنخواه گردانی ایجاد نماید. در این موقع معادل مبلغ چک، حسابی به نام تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک به همین مبلغ بستانکار می شود. ثبت فوق به شرح زیر است:

تاریخ شرح عطف بدهکار بستانکار
۱۳/۱ حساب تنخواه گردان ۱۰۰۰۰۰
۱۴/۱ حساب بانک ۱۰۰۰۰۰

مسؤول تنخواه گردان از محل مبلغ دریافتی ، هزینه های انجام شده را پرداخت و مدارک مثبته را جهت تجدید مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می نماید.
دایره حسابداری پس از رسیدگی به مدارک و حصول اطمینان ، چکی معادل هزینه های انجام شده صادر وبه مسؤول تنخواه گردان تسلیم می نماید. ثبت لازم در این موقع، بدهکار نمودن هزینه ها وبستانکار کردن حساب جاری بانک می باشد.
بدین ترتیب رقم موجودی تنخواه گردان بدون تغییر باقی می ماند مگر اینکه برای افزایش یا کاهش مبلغ تنخواه گردان اقدام گردد.
معمولاً مانده حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالی یا هنگام تعویض متصدی تنخواه گردان به بانک یا صندوق واریز واسناد هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می گردد تا این هزینه ها به درستی دردوره مربوطه ثبت گردند.
هرگاه تصمیم به افزایش تنخواه گردان گرفته شود، حساب تنخواه گردان یکبار دیگر معادل مبلغ دریافتی مسؤول تنخواه گردان، بدهکار و حساب بانک بستانکار می گردد.
در هنگام کاهش مبلغ تنخواه گردان، حساب بانک یا صندوق یا هزینه ها بدهکار و معادل آن ، حساب تنخواه گردان بستانکار می گردد.
فرض کنید مدیریت شرکت فوق تصمیم می گیرد که مبلغ تنخواه گردان آقای الف را از ۱۰۰۰۰۰ریال به ۸۰۰۰۰ریال کاهش دهد. در این هنگام ممکن است مسؤول تنخواه گردان هنگام ارائه مدارک هزینه های انجام شده ، معادل مبلغ هزینه ها وجه نقد دریافت نکند و مبلغ ۲۰۰۰۰ریال آن از حساب وی کسر گردد.
چنانچه هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان ۶۰۰۰۰ ریال باشد و مدیریت شرکت قصد کاهش مبلغ تنخواه گردان را داشته باشد، هنگام ارائه اسناد هزینه ثبت زیر دردفاتر صورت می گیرد:

تاریخ شرح عطف بدهکار بستانکار
۱۳/۱ حساب هزینه ها ۶۰۰۰۰
۳۰/۱ حساب بانک ۴۰۰۰۰
حساب تنخواه گردان ۲۰۰۰۰

ثبت فوق بیانگر این مطلب است که ۴۰۰۰۰۰ ریال از هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان، از محل بانک و ۲۰۰۰۰ ریال دیگر از محل تنخواه گردان ( جهت کاهش سقف تنخواه گردان)، پرداخت گردیده است.
ب- تنخواه گردان متغیر
نوع دیگر تنخواه گردان بدین طریق است که مبلغی به عنوان تنخواه گردان طی چکی به مسؤول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار که اسناد مربوط به هزینه ارائه می شود از حساب وی کسر می گردد.
مبلغ پرداختی به مسؤول تنخواه گردان بابت تجدید آن ، در هر بار معادل اسناد هزینه ارائه شده توسط وی می باشد. البته در این نوع از تنخواه گردان پرداخت وجه لزوماً همزمان با ثبت هزینه های انجام شده، نبوده، بلکه پرداخت وجه بادرخواست از طرف مسؤول تنخواه گردان ، صورت می گیرد.
به عنوان مثال فرض کنید در تاریخ ۱۴ فروردین ماه مدیران شرکت کمند تصمیم گرفتند برای پرداخت هزینه های جزئی مستمر خود با پرداخت مبلغ ۵۰۰۰۰۰ ریال تنخواه گردانی ایجاد نمایند. آنها با صدور چکی در وجه آقای احمدی به عنوان مسؤول تنخواه گردان تصمیم خود را عملی نمودند. ثبت لازم در این مورد به شرح زیر می باشد:

تاریخ شرح عطف بدهکار بستانکار
۱۳/۱ حساب تنخواه گردان-احمدی ۵۰۰۰۰۰
۱۴/۱ حساب بانک ۵۰۰۰۰۰

آقای احمدی در تاریخ ۱۸ فروردین اسناد ومدارک مثبته ای دال برانجان هزینه ملزومات به مبلغ ۱۴۰۰۰۰۰ ریال و تعمیرات وسائط نقلیه به مبلغ ۲۰۰۰۰۰ ریال به دایره حسابداری ارائه نمود. پس از بررسی مدارک فوق و حصول اطمینان از صحت مدارک، ثبت زیر در دفاتر شرکت صورت پذیرفت:

تاریخ شرح عطف بدهکار بستانکار
۱۳/۱ حساب هزینه ملزومات ۱۴۰۰۰۰
۱۳/۱ حساب هزینه تعمیروسائط نقلیه ۲۰۰۰۰۰
۱۸/۱ حساب تنخواه گردان ۳۴۰۰۰۰

حال چنانچه آقای احمدی وجه نقد در خواست نماید معادل مبلغ پرداخت شده به آقای احمدی حساب تنخواه گردان بدهکار و بانک بستانکار می گردد. فرض کنید آقای احمدی در تاریخ ۲۱ فروردین ماه مبلغ ۴۰۰۰۰۰ ریال وجه نقد درخواست نماید. ثبت لازم در این تاریخ به شرح زیر خواهد بود:

تاریخ شرح عطف بدهکار بستانکار
۱۳/۱ حساب تنخواه گردان- احمدی ۴۰۰۰۰۰
۲۱/۱ حساب بانک ۴۰۰۰۰۰

به این ترتیب حساب تنخواه گردان مرتباً بدهکار یا بستانکار می گردد. در این روش همیشه یک ثبت اضافی نسبت به روش اول وجود دارد. زیرا ارائه مدارک هزینه مستلزم یک ثبت و دریافت وجه توسط تنخواه گردان نیز مستلزم ثبت دیگری می باشد.
اما به هر حال در پایان دوره مالی یا هر تاریخ دیگر که تصمیم به بستن حساب تنخواه گرفته شود، ابتدا حساب هزینه ها بدهکار و تنخواه گردان بستانکار و معادل مانده حساب تنخواه گردان، ثبت دیگری با بدهکار نمودن حساب بانک یا صندوق و بستانکار نمودن حساب تنخواه گردان صورت می گیرد.
فرض کنید مانده حساب تنخواه گردان در شرکت کمند در تاریخ در تاریخ ۱۵ اسفند ۱×۱۳ معادل ۴۴۰۰۰۰ ریال باشد و آقای احمدی در تاریخ ۲۵ اسفند اسناد هزینه مربوط به خرید نوشت افزار به مبلغ ۵۰۰۰۰ ریال و پرداخت بابت هزینه سوخت به مبلغ ۱۵۰۰۰۰ ریال به دایره حسابداری ارائه نمود و قرار شد حساب تنخواه در این تاریخ بسته شود. ثبت لازم به شرح زیر می باشد:

تاریخ شرح عطف بدهکار بستانکار
۱۳/۱ حساب هزینه ملزومات اداری ۵۰۰۰۰
۱۳/۱ حساب هزینه سوخت ۱۵۰۰۰۰
۱۳/۱ حساب بانک ۲۴۰۰۰۰
۲۵/۱۲ حساب تنخواه گردان- احمدی ۴۴۰۰۰۰

همانطور که ملاحظه می شود مبلغ ۲۴۰۰۰۰ ریال که به حساب بانک مسترد گردید وجهی است که آقای احمدی پس از پرداخت هزینه ها دراختیار داشته و می بایست به شرکت برگرداند. البته ثبت فوق می توانست به صورت دو ثبت مجزا نوشته شود که در اینجا به صورت ثبت مرکب نوشته شده است.

امتیاز کاربران: اولین نفری باشید که امتیاز می دهد!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا